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論信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度管理
來(lái)源:信管網(wǎng) 2014年10月17日 【所有評(píng)論 分享到微信

[摘要]
本文以我主持過(guò)的某大型綜合性企業(yè)信息化建設(shè)系統(tǒng)為例,探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的進(jìn)度管理,指出項(xiàng)目進(jìn)度管理在信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施中具有重要地位和關(guān)鍵作用。在該項(xiàng)目中,我作為用戶方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人參與了項(xiàng)目的管理工作,我在項(xiàng)目進(jìn)度管理中,根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況和特點(diǎn),有針對(duì)性地強(qiáng)化某些方面進(jìn)度管理的工作,并采取了以下針對(duì)性的措施:在計(jì)劃階段做好工作量預(yù)算;識(shí)別關(guān)鍵任務(wù);在項(xiàng)目的全過(guò)程中有效管理和控制風(fēng)險(xiǎn)因素;在實(shí)施階段進(jìn)行進(jìn)度跟蹤和控制,必要時(shí)調(diào)整進(jìn)度表。通過(guò)這些辦法,成功的控制了項(xiàng)目的進(jìn)度,保證了項(xiàng)目按時(shí)交付使用,保證了項(xiàng)目的質(zhì)量,順利完成了這個(gè)項(xiàng)目。
[正文]
項(xiàng)目進(jìn)度管理是項(xiàng)目管理中一個(gè)非常重要的組成部分,進(jìn)度管理的目的是通過(guò)執(zhí)行項(xiàng)目進(jìn)度管理過(guò)程和使用一些基本的項(xiàng)目管理工具和技術(shù)來(lái)控制項(xiàng)目的進(jìn)度,保證項(xiàng)目如期完成。項(xiàng)目進(jìn)度管理的工作流程主要有活動(dòng)定義,活動(dòng)排序,活動(dòng)資源估算,活動(dòng)歷時(shí)估算,制定進(jìn)度計(jì)劃,監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度。項(xiàng)目進(jìn)度管理是一個(gè)項(xiàng)目能否高效、順利的進(jìn)行的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。
2007年,某大型綜合性企業(yè)為實(shí)現(xiàn)信息管理,準(zhǔn)備開發(fā)了一套企業(yè)信息系統(tǒng),功能主要包含了客戶關(guān)系管理,項(xiàng)目管理,庫(kù)房管理,財(cái)務(wù)管理,消息管理,工作流管理等,其中以項(xiàng)目管理為核心,實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目整個(gè)生命周期各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)控,實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)反應(yīng)項(xiàng)目各階段執(zhí)行情況,進(jìn)行成本控制和成本分析;同時(shí)對(duì)工作流程進(jìn)行可配置化管理,實(shí)現(xiàn)任務(wù)督辦,消息提醒,協(xié)同辦公等功能;計(jì)劃投資600萬(wàn)元;采用C/S結(jié)構(gòu)。我作為用戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,參與了項(xiàng)目的管理工作。
在該項(xiàng)目管理工作中,我十分重視項(xiàng)目進(jìn)度的管理和控制,借助項(xiàng)目軟件Microsoft Project 2003來(lái)輔助項(xiàng)目進(jìn)度和成本的計(jì)劃和管理。我們主要通過(guò)在計(jì)劃階段做好工作量預(yù)算,識(shí)別關(guān)鍵任務(wù),在項(xiàng)目的全過(guò)程中有效管理和控制風(fēng)險(xiǎn)因素,在實(shí)施階段進(jìn)行進(jìn)度跟蹤和控制,必要時(shí)調(diào)整進(jìn)度表。在工作中,我根據(jù)實(shí)際情況,采用了靈活的工作方法,取得了較好的效果。
該系統(tǒng)在2008年一次上線運(yùn)行成功,目前運(yùn)行情況良好。
一、在計(jì)劃階段做好工作量預(yù)算
我們使用經(jīng)典瀑布模型與原型法相結(jié)合的開發(fā)方法,把開發(fā)過(guò)程劃分為需求分析、
原型開發(fā)、設(shè)計(jì)、編碼、測(cè)試、部署等步驟,并在此基礎(chǔ)上創(chuàng)建了工作分解結(jié)構(gòu)WBS和制定詳細(xì)的進(jìn)度表,我們認(rèn)為工作量的估算是制定進(jìn)度表的基礎(chǔ),對(duì)于項(xiàng)目的進(jìn)度管理十分關(guān)鍵,由于我們對(duì)代碼行估算和功能點(diǎn)估算等估算方法研究不是很深入,工作量的估算還是主要采用基于公司項(xiàng)目歷史績(jī)效數(shù)據(jù)庫(kù)和個(gè)人經(jīng)驗(yàn)的估算方法,對(duì)WBS每項(xiàng)活動(dòng)我都先確定具體的人員,然后需要對(duì)活動(dòng)本身進(jìn)行詳細(xì)的分析,最后需要為各項(xiàng)活動(dòng)建立依賴關(guān)系,明確各項(xiàng)活動(dòng)的前置任務(wù),活動(dòng)的開始時(shí)間,結(jié)束時(shí)間。
同時(shí)我們開發(fā)的這個(gè)系統(tǒng)是基本C/S結(jié)構(gòu)的,由于C/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)我們公司有不少的成功案例,因此有不少的案例供我們參考。對(duì)于本系統(tǒng)的部分功能我們就是借鑒以前我們做過(guò)的基本C/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng),基本C/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)的框架基本上是一致的,數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、前臺(tái)操作,如對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行添加、刪除、修改、查詢、打印等一系列活動(dòng)大體相同。正是如此,有大量的東西可供我們復(fù)用,如權(quán)限控制模塊我們就是復(fù)用以前的案例,僅作少量修改。在工作量的估算上也有很好的借鑒作用。這對(duì)工作量的估算也是一個(gè)重要的參考,為工作進(jìn)度安排提供了依據(jù)。
根據(jù)上述分析我們制定了一個(gè)詳細(xì)的進(jìn)度表并定義相應(yīng)的里程碑。
二、識(shí)別關(guān)鍵任務(wù)
項(xiàng)目管理是該系統(tǒng)的核心部分,客戶關(guān)系管理,庫(kù)房管理,財(cái)務(wù)管理基本上都是建立在項(xiàng)目管理基礎(chǔ)之上,項(xiàng)目管理部分直接影響到整個(gè)項(xiàng)目。因此該部分是整個(gè)系統(tǒng)的關(guān)鍵部分,在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)時(shí),應(yīng)該是重點(diǎn)考慮。 工作流管理部分,是用戶著重提出的要求實(shí)現(xiàn)的功能,直接面對(duì)用戶,這部分的成功與否直接影響到該系統(tǒng)的質(zhì)量,因此也是不容忽視的。 如果上述兩部分任務(wù)的進(jìn)度受到影響,則整個(gè)項(xiàng)目的完成將受到威脅,因此是本項(xiàng)目的關(guān)鍵任務(wù)。在進(jìn)度控制時(shí)我們將其作為重點(diǎn)對(duì)像進(jìn)行控制。
三、在項(xiàng)目的全過(guò)程中有效管理和控制風(fēng)險(xiǎn)因素
項(xiàng)目中我們對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行了必要的風(fēng)險(xiǎn)管理,以避免風(fēng)險(xiǎn)時(shí)間的發(fā)生導(dǎo)致進(jìn)度的失控,公司項(xiàng)目管理部門提供了完整的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃模板和風(fēng)險(xiǎn)時(shí)間列表模板,為了讓項(xiàng)目組在項(xiàng)目各個(gè)階段保持良好的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),我采用了“風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)跟蹤”,把項(xiàng)目中各主要的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)間按照排名張貼在公告欄上,由于當(dāng)時(shí)有部分未明晰的需求包括:項(xiàng)目管理變更和項(xiàng)目中止執(zhí)行流程需求不明確,客戶方面可能提出新的需求…需求范圍界定不清,計(jì)劃不充分,用戶參與不足,缺乏領(lǐng)導(dǎo)支持,技術(shù)問(wèn)題等成為我們項(xiàng)目的主要風(fēng)險(xiǎn)事件,事實(shí)表明,這種做法非常有效。特別是客戶方面,我定期把風(fēng)險(xiǎn)事件列表EMAIL給客戶方負(fù)責(zé)人,為了能盡快落實(shí)未明晰的客戶需求,我與客戶方負(fù)責(zé)人進(jìn)行了面對(duì)面的溝通,通過(guò)一番利弊關(guān)系的陳述,達(dá)成了盡快明晰懸留部分需求的共識(shí),需求問(wèn)題很快得到解決,項(xiàng)目組整體信心十足,積極性和責(zé)任感增強(qiáng)。
四、在實(shí)施階段進(jìn)行進(jìn)度跟蹤和控制,必要時(shí)調(diào)整進(jìn)度表
項(xiàng)目的進(jìn)度管理并不是一個(gè)靜態(tài)的過(guò)程,在項(xiàng)目進(jìn)度的管理過(guò)程中,需要不斷調(diào)度、協(xié)調(diào),保證項(xiàng)目的均衡發(fā)展,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目整體的動(dòng)態(tài)平衡。實(shí)施階段要進(jìn)行進(jìn)度的跟蹤和控制,在確定項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃時(shí),我們制定了詳細(xì)的工作進(jìn)度表,在確定每項(xiàng)任務(wù)時(shí)都確定了該任務(wù)的工作量,開始時(shí)間,結(jié)束時(shí)間,持續(xù)時(shí)間,同時(shí)要讓每個(gè)小組成員都知道自己承擔(dān)的任務(wù)時(shí)間表,根據(jù)自己的任務(wù)制定詳細(xì)的工作計(jì)劃.
工作日志是了解每個(gè)小組成員工作情況的最好方式,我要求每個(gè)小組成員都要對(duì)自己的工作情況做日志,詳細(xì)記錄自己每天的工作,每周對(duì)自己的工作做總結(jié)。小組成員把各自本周內(nèi)完成的任務(wù)進(jìn)度情況和下周任務(wù)計(jì)劃做出匯報(bào),報(bào)告要嚴(yán)格按照百分比量化任務(wù)完成的情況,每個(gè)小組成員都要對(duì)自己的總結(jié)報(bào)告做出負(fù)責(zé),我把各項(xiàng)任務(wù)實(shí)際完成數(shù)據(jù)輸入到項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中,Project自動(dòng)完成甘特圖的繪制,通過(guò)查看甘特圖就可以較好的把握項(xiàng)目的總體進(jìn)度績(jī)效,隨時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度,為調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃提供客觀基礎(chǔ)。
同時(shí)我們?cè)陧?xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃定義了相關(guān)的里程碑,在每個(gè)里程碑我們都采取小組會(huì)議形式對(duì)本階段的工作進(jìn)行確認(rèn)、總結(jié),對(duì)本階段的進(jìn)展情況做出結(jié)論,并決定是否調(diào)整一下階段的進(jìn)度計(jì)劃。
經(jīng)過(guò)努力,該系統(tǒng)一次上線運(yùn)行成功,并在10個(gè)月后通過(guò)了驗(yàn)收?;仡欗?xiàng)目的進(jìn)度管理工作過(guò)程中,雖然沒有嚴(yán)重的項(xiàng)目進(jìn)度延遲問(wèn)題,但仍然存在許多問(wèn)題,主要有以下3點(diǎn):
1、估算不夠精確,實(shí)際工作量與估算工作量偏差比較大,主要還是缺乏經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)或者經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)不夠精確的影響。
2、團(tuán)隊(duì)成員協(xié)作程度不高,未能充分調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員的積極性,最大程度的發(fā)揮團(tuán)隊(duì)合作精神。
3、溝通不夠通暢,預(yù)先建立的溝通機(jī)制未能充分的發(fā)揮作用,未能夠情況實(shí)際情況及時(shí)的調(diào)整溝通方式,導(dǎo)致有一段時(shí)間項(xiàng)目組溝通效率較低。
綜上所述,在計(jì)劃階段做好工作量預(yù)算,識(shí)別關(guān)鍵任務(wù),在項(xiàng)目的全過(guò)程中有效管理和控制風(fēng)險(xiǎn)因素,在實(shí)施階段進(jìn)行進(jìn)度跟蹤和控制,必要時(shí)調(diào)整進(jìn)度表,是我在某大型綜合性企業(yè)信息化建設(shè)系統(tǒng)項(xiàng)目中的進(jìn)度管理中的四個(gè)主要實(shí)踐,為項(xiàng)目的成功奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在以后的項(xiàng)目進(jìn)度管理工作中,我要提高估算的精確度,進(jìn)一步增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員協(xié)作能力,深化各方的溝通,協(xié)調(diào)好開發(fā)工作各個(gè)部分及各個(gè)方面的關(guān)系,更好地完成項(xiàng)目。

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