該論文由2015年下半年信息系統(tǒng)項目管理師全國前50名嚴仁輝分享

嚴仁輝訪談地址：http://www.xcpkj.com/bbs/ShowForum-617580-1.htm 

摘要
2014年5月，我作為項目經(jīng)理參與了中石油ＸＸ省銷售公司可視化管理平臺的建設(shè)，該項目投資共700萬元人民幣，工期為1年，平臺采用JAVA、C++、C#三種語言分別開發(fā)不同的功能模塊，數(shù)據(jù)庫采用Oracle,訪問數(shù)據(jù)庫中間件采用JDBC，通過該項目的建設(shè)，實現(xiàn)了該省13個地市中石油加油站和倉儲中心的現(xiàn)場管理、卸油安全、動態(tài)作業(yè)和資金安全以及突發(fā)事件等環(huán)節(jié)的可視化、常態(tài)化管理，發(fā)揮平臺異地監(jiān)控、實時了解、主動監(jiān)管的作用。該項目于2015年5月通過了業(yè)主方終驗，贏得了用戶的好評。
本文結(jié)合作者的實際經(jīng)驗，以該項目為例，討論了信息系統(tǒng)項目建設(shè)過程中的溝通管理，主要從如下4個方面進行了闡述：編制溝通管理計劃，信息分發(fā)，報告項目績效，項目干系人管理。
正文
2014年5月，我作為項目經(jīng)理參與了中石油ＸＸ省銷售公司可視化管理平臺建設(shè)的項目，該項目投資共700萬元人民幣，建設(shè)工期為1年，項目的主要需求是依托運營商提供的VPN網(wǎng)絡(luò)，將該省13個地市加油站已建的萬余個視頻監(jiān)控攝像機、車輛出入信息以及安防報警系統(tǒng)進行全省聯(lián)網(wǎng)，對這些地點的現(xiàn)場管理、卸油安全、動態(tài)作業(yè)和資金安全等環(huán)節(jié)的可視化、常態(tài)化管理，發(fā)揮平臺異地監(jiān)控、實時了解，主動監(jiān)管的作用。平臺采用C/S架構(gòu)，服務(wù)器端的運行環(huán)境是Windows Server或Linux，主要由中心管理單元、設(shè)備接入單元、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)單元等模塊組成，中心管理單元采用JAVA語言開發(fā)，數(shù)據(jù)庫采用Oracle，訪問數(shù)據(jù)庫的中間件采用JDBC，設(shè)備接入和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)單元采用C++語言開發(fā)，使用ACE框架，由于這兩個功能模塊主要是處理媒體數(shù)據(jù)流，負荷較重，要求實時性高，而開發(fā)者可以利用ACE框架提供的豐富可重用的C++封裝器和框架組件，開發(fā)出高性能、實時的通信服務(wù)和應(yīng)用。由于客戶端的運行環(huán)境都是Windows桌面操作系統(tǒng)，故基于.net4.0框架采用C#語言開發(fā),值得一提的是客戶機視頻圖像顯示采用了Directshow技術(shù)，以充分發(fā)揮了計算機顯卡的GPU性能；在實際部署中，采用集散式兩級平臺的模式，即各地市平臺獨立管理所轄加油站的視頻資源、出入車輛管理信息，省平臺可任意調(diào)用各地市公司所管理的資源，同時通過省公司授權(quán)，各地市公司可以互相訪問指定的資源，在省公司采用Rose HA軟件實現(xiàn)省平臺的雙機熱備，保證了省級平臺的高可用性。
由于該項目是我公司近年來承接的金額較高、規(guī)模較大、涉及的項目干系人眾多的系統(tǒng)集成項目，因此在該項目中溝通管理尤為重要，在本項目中，我作為項目經(jīng)理除了對其余管理領(lǐng)域認真注意外，特別對溝通管理從編制切實可行的溝通管理計劃，及時全面的信息分發(fā)，制定項目的績效報告，做好項目干系人管理等幾方面進行了管理。
一、 做好干系人分析，編制切實可行的溝通管理計劃
編制本項目的溝通管理計劃時，我遵循了以下兩個原則：
1. 全員參與。計劃的編制不僅靠一人之力還更應(yīng)發(fā)揮團隊的力量。項目中標(biāo)后，我?guī)ьI(lǐng)項目組成員，通過召開頭腦風(fēng)暴會議列出項目干系人名單，并邀請部分干系人參與討論等形式編寫了本項目的溝通管理計劃。
2. 做好干系人分析。干系人分析是制定溝通管理計劃的依據(jù)之一。本項目涉及干系人較多，包括業(yè)主方：省公司信息處的領(lǐng)導(dǎo)，各地市公司主管、加油站站長等,我公司的研發(fā)副總、項目總監(jiān)等，這就需要我明確溝通人員和其接受的信息。我們根據(jù)溝通內(nèi)外有別等原則確定了各干系人的溝通策略。比如省公司信息處處長何某，是本項目的發(fā)起人之一，需要在項目中及時給他遞送項目的進展情況，以獲取他對我以及整個項目的信任。而公司的研發(fā)老總趙某更關(guān)注于可視化管理平臺的開發(fā)進展情況，項目總監(jiān)符某則關(guān)心成本花費情況，我每周都要向他們匯報上述內(nèi)容，以獲取他們從公司層面對我和項目的資源支持。
二、 及時全面的信息分發(fā)
按照溝通計劃，我通過工作會議、郵件、電話等方式為項目干系人及時提供可視化管理平臺的相關(guān)信息。對于業(yè)主方的高層領(lǐng)導(dǎo)和本公司的領(lǐng)導(dǎo)，在每個月末將項目的進度情況，本月內(nèi)產(chǎn)生的各會議評審報告，由我采用電話和郵件的方式進行發(fā)布；對于內(nèi)部的項目團隊成員，我利用公司內(nèi)部的即時通信軟件作為輔助溝通手段，每周也通過周例會的方式進行溝通;遇到緊急情況，邀請干系人舉行緊急協(xié)調(diào)會；對于項目的變更嚴格按照變更流程處理，及時發(fā)布變更通知。
三、 制定項目的績效報告
績效報告主要是為了定時進行工作的匯報，與指定的進度、成本、范圍等基準進行比較，找出實際與計劃之間的之間的偏差。針對不同的干系人，進行的績效報告方式也不同。對于業(yè)主方的高層領(lǐng)導(dǎo)和本公司的領(lǐng)導(dǎo)，主要關(guān)注項目的進展情況，所以采用里程碑或階段評審的方式進行績效匯報；對于內(nèi)部的項目團隊成員，每周五我要求項目組成員通過郵件提交本周工作匯報，內(nèi)容包括本周完成的工作和下周任務(wù)計劃。每個小組成員都要對自己的總結(jié)報告負責(zé)。這些信息都會匯總成每周《工作匯報》并張貼在項目組宣傳欄上展示，并將電子版發(fā)給省公司信息處對接人李某查閱，聽取其反饋意見。我結(jié)合《工作匯報》召開評審會議，檢查進展情況、用掙值管理分析偏差并制定糾偏措施，以此制作項目的績效報告。通過績效報告，項目干系人可以獲得項目在特定時間內(nèi)的進展、資源的使用情況等信息。
四、 做好項目干系人管理
對干系統(tǒng)人管理的主要目標(biāo)是促進干系人對項目的理解與支持，使干系人了解項目的進度和有可能帶來的影響。由于可視化管理平臺項目干系人眾多，各干系人出于自身利益的考慮，均會對項目施加壓力和影響，企圖使項目向有利于自己的方向發(fā)展，由此產(chǎn)生了許多矛盾和沖突。比如業(yè)主方信息處的領(lǐng)導(dǎo)總希望可視化管理平臺可接入更多廠家的網(wǎng)絡(luò)攝像機，而公司高層領(lǐng)導(dǎo)從公司的成本和軟件的穩(wěn)定性考慮卻希望只接入市場幾個主流廠商的網(wǎng)絡(luò)攝像機，在溝通過程中，我既不能直接拒絕業(yè)主的要求，也不能強制施壓給公司領(lǐng)導(dǎo)一定要完全答應(yīng)，得益于先期良好的信息分發(fā)機制，我與各地市的主管建立了良好的溝通管理，對于整個中石油ＸＸ省加油站的攝像機的品牌進行了一個全面準確的統(tǒng)計，在我的斡旋下達成共識，某一品牌攝像機數(shù)量超過600臺的公司則答應(yīng)接入,否則需要追加相應(yīng)的費用。
結(jié)尾
經(jīng)過我們團隊的不懈努力，歷時1年，本項目終于于2015年5通過了業(yè)主方信息處牽頭，財務(wù)處、加管處、安全處以及地市公司代表組成的驗收小組的終驗，給甲方的生產(chǎn)作業(yè)節(jié)約了管理成本，提高了工作效率，得到了甲方的省公司、地市公司以及各專業(yè)線人員的一致好評。由于溝通管理得當(dāng)，無論是甲方的省公司領(lǐng)導(dǎo)，地市公司的主管，還是本公司的領(lǐng)導(dǎo)都對項目的整個過程都表示滿意。當(dāng)然在本項目管理過程中也有一些不足之處，比如項目實施過程中，為了提高客戶滿意度，滿足了客戶的一些不太合理的需求，造成公司資源一定程度的浪費，這些不足之處是我在今后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中需要改正提高的。