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項目資源管理論文
xx企業(yè)的信息綜合管理平臺是在加強兩化融合背景下,于2021年6月啟動的,我公司中標該項目,中標金額為900萬,其中硬件部分530萬。本人在該項目中擔任項目經(jīng)理,負責項目的全面管理,該項目于2022年12月通過客戶方的驗收。該項目旨在建立企業(yè)的采購、生產(chǎn)、庫存、銷售一體化的系統(tǒng),包括供應商招標、采購合同管理,庫存管理,生產(chǎn)制造管理銷售管理、物流管理、成本管理、財務管理等9個模塊,涵蓋了該企業(yè)的主要業(yè)務工作,系統(tǒng)采用了oracle 11g的數(shù)據(jù)庫,采用j2ee體系結(jié)構(gòu),可實現(xiàn)b/s、手機客戶端等多客戶端接入。
由于該系統(tǒng)具有建設規(guī)模大(涵蓋了該企業(yè)幾乎所有業(yè)務)、時間緊、干系人眾多(內(nèi)部干系人包括項目組成員、公司領導、其他各部門人員,外部干系人不僅包括客戶總部各部門人員,還包括下屬工廠、銷售公司等),參與的項目成員多(高峰時達到40人,我將其分為硬件集成部署組、數(shù)據(jù)中心組、軟件開發(fā)組、平臺測試組四個小組),采購的貨物和眾多(網(wǎng)絡安全設備、存儲設備、服務器、數(shù)據(jù)庫、信息采集設備等)等特點,為了保證項目圓滿成功我組建了項目型組織結(jié)構(gòu),通過有效的項目管理,尤其是出色的資源管理,帶領團隊成員經(jīng)過奮戰(zhàn)取得了良好的績效,取得項目的成功。本文將圍繞資源管理進行重點討論。
一、 制定資源管理計劃
“凡事預則立,不預則廢?!敝贫ê侠淼馁Y源管理計劃至關重要。項目開始后,由于疫情的影響,我和項目團隊一起通過騰訊會議,建立合理的項目資源管理計劃。明確了資源的估算、獲取、調(diào)配和使用方式,建立資源使用的管理與標準,為后續(xù)的資源管理提供指導和支持。
二、 估算活動資源
我們項目組根據(jù)范圍說明書,資源管理計劃等項目文件,根據(jù)項目的特點參考公司以往的項目經(jīng)驗,采用類比估算法,估算出本項目需要的人員:項目經(jīng)理1人,需求分析4人,設計人員5人,代碼開發(fā)人員13人,測試人員5人,現(xiàn)場硬件部署軟件實施10人,配置管理員1人,質(zhì)量控制人員1人。同時,也估算了項目需要的物質(zhì)資源:服務器、存儲器、網(wǎng)絡安全設備、數(shù)據(jù)庫以及測試服務器等。在估算資源數(shù)量的同時,我們也根據(jù)項目的需要估算了資源的質(zhì)量要求。例如項目組的需求分析人員需要對該行業(yè)的業(yè)務流程有一定的了解才能充份與用戶溝通需求,測試服務器雖不用與正式環(huán)境的服務器配置相同,但是至少要有8g的內(nèi)存,200g的磁盤。
三、 獲取資源
獲取資源,包含組建項目團隊,獲取人力資源與獲取物質(zhì)資源。獲取人力資源,我主要通過與職能經(jīng)理談判的方式。與軟件開發(fā)部要設計人員、開發(fā)人員與測試人員,向推進部要系統(tǒng)實施人員,向質(zhì)量管理部要質(zhì)量管理人員與配置管理人員,經(jīng)過幾輪談判,骨干人員基本落實,但是缺少開發(fā)人員,經(jīng)過人事部門的協(xié)助,我們臨時招聘了幾名有工作經(jīng)驗的開發(fā)人員。而物質(zhì)資源的獲取我們主要與采購部進行溝通,說明要求的設備配置以及到位時間,最終完成項目資源的獲取。
四、 建設項目團隊
建設團隊就是通過一系列的活動提高團隊的戰(zhàn)斗力。主要包括個人技能的提升與團隊之間凝聚力與配合度的提升。個人技能的提升主要通過多種類型的培訓,例如業(yè)務專家給大家介紹企業(yè)業(yè)務的培訓,公司技術(shù)專家對開發(fā)人員進行的技術(shù)培訓等。另外,我們采用集中辦公、團隊聚餐、唱歌、拓展運動等方式來增加團隊凝聚力。由于項目規(guī)模大,我跟公司申請了一個集中辦公的地方,在辦公室顯眼的位置貼上了項目的計劃與實際進度表。實踐證明。集中辦公大大增強了我們的團隊戰(zhàn)斗力。
五、 管理項目團隊
管理團隊就是跟蹤個人和團隊的執(zhí)行情況,及時提供調(diào)整與幫助。在項目執(zhí)行過程中,我一直跟團隊成員要求提高資源利用率。比如說,在測試服務器滿足需求的情況下,可以允許多人遠程登錄,而不是再申請一臺服務器。另外,對于團隊成員的表現(xiàn),我會經(jīng)常進行觀察并給予反饋。例如,我發(fā)現(xiàn)一名實習生每天很早到辦公室為整個項目成本做好準備工作,燒水打掃衛(wèi)生等,而且工作也很投入,工作質(zhì)量也不錯,我及時在一些適宜的場合進行表揚,肯定該員工工作的積極性。當然對于團隊中的一些沖突我也選擇積極解決,例如新招聘進來的開發(fā)人員與原有的開發(fā)人員之間的沖突,我安排了籃球賽以及聚餐,二者后來相處融洽。
六、 控制資源
加強項目資源管理的監(jiān)控,及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,提高資源利用的準確性與效率。盡量減少資源的浪費與閑置,進行合理的資源調(diào)配,發(fā)揮資源的最大潛力。例如團隊中的技術(shù)專家,技術(shù)水平非常高,而且非常了解快銷品的業(yè)務流程,因此,在其開發(fā)進度正常的情況下,我們會邀請他加入需求分析組,一起參與需求的分析與業(yè)務拆解,她會將開發(fā)的思維前置到需求定義環(huán)節(jié),實施效果很好。另外,我也會實時關注項目物質(zhì)資源的使用。例如,我發(fā)現(xiàn)項目的打印紙耗費很快,費用異常,經(jīng)過觀察發(fā)現(xiàn)是項目的一位測試人員經(jīng)常用公司的打印機給孩子打印學習資料,對此,我提出了批評,告訴她后續(xù)使用打印機,每天不能超過500頁,如果有大量的資料需要打印,可以去淘寶店進行打印,量大便宜還包郵,通過優(yōu)化管理流程和提高資源利用率,避免資源的浪費,實現(xiàn)資源的最大價值。
通過項目管理理論知識的運用,xx企業(yè)信息綜合管理平臺于2022年12月全部上線并通過了客戶方的運用,在合同規(guī)定日期前兩周完成了各項任務。目前系統(tǒng)已經(jīng)正常運行了近6個月的時間,得到了用戶的一致好評。我總結(jié)了如下經(jīng)驗:提前規(guī)劃資源需求,估算活動需要的資源,只有明確了資源需求的基礎上才能進行資源管理;建立科學的資源管理制度,制度需要與項目的計劃和目標相適應;加強資源的監(jiān)控和調(diào)整,及時發(fā)現(xiàn)問題,提高資源的利用效率和準確性。當然,在資源管理方面也存在一些問題:例如在制定資源管理計劃時沒有考慮到測試組一位同事休產(chǎn)假的需要,導致測試工作一度產(chǎn)生進度延期的風險,幸而后來從其他部門借調(diào)了一位測試員工消除了該風險。日后我會牢記不足,吸取教訓,認真學習項目管理知識,積累項目經(jīng)驗,相信我的項目管理能力一定可以不斷提高。
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