項(xiàng)目范圍定義是以范圍規(guī)劃的成果為依據(jù)，把項(xiàng)目的主要可交付產(chǎn)品和服務(wù)劃分為更小的、更容易管理的單元，即形成工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure, WBS)。因此，范圍定義的輸入主要有：
項(xiàng)目范圍定義是以范圍規(guī)劃的成果為依據(jù)，詳細(xì)描述項(xiàng)目和產(chǎn)品的過(guò)程，并把結(jié)構(gòu)寫(xiě)進(jìn)詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)中。
范圍說(shuō)明書(shū)： 這是項(xiàng)目范圍規(guī)劃過(guò)程中的主要輸出成果，包括了前述的項(xiàng)目的合理性說(shuō)明、項(xiàng)目成果描述、項(xiàng)目階段目標(biāo)、項(xiàng)目可交付產(chǎn)品或者服務(wù)清單等內(nèi)容，是范圍定義過(guò)程的主要依據(jù)之一。
制約因素： 即對(duì)項(xiàng)目組行為進(jìn)行限制的因素和條件，如項(xiàng)目預(yù)算、范圍、時(shí)間等。
前提條件： 即為了制定項(xiàng)目計(jì)劃而必須假設(shè)能夠在將來(lái)獲得解決的一些條件，這些前提條件一般都是真實(shí)的、符合現(xiàn)實(shí)的、肯定的，也是可以解決的，但也存在未能如期解決的風(fēng)險(xiǎn)。
其他計(jì)劃結(jié)果： 其他領(lǐng)域內(nèi)的結(jié)果也可以作為確定范圍定義時(shí)的一個(gè)參考因素。
歷史資料： 其他IT項(xiàng)目或者相關(guān)項(xiàng)目及相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)項(xiàng)目的歷史資料，也是在進(jìn)行項(xiàng)目范圍定義時(shí)參考的因素。
在進(jìn)行范圍定義時(shí)，經(jīng)常使用的工具和技術(shù)有：
產(chǎn)品分析。每個(gè)應(yīng)用領(lǐng)域都有一些通用的方法把高層的產(chǎn)品描述轉(zhuǎn)變?yōu)榍袑?shí)的可交付的成果。產(chǎn)品分析包括許多技術(shù)，例如產(chǎn)品分解、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)工程、價(jià)值工程、價(jià)值分析和功能分析等。
識(shí)別出多個(gè)可選方案。識(shí)別出可選方案是一種技術(shù)，該技術(shù)用來(lái)產(chǎn)生執(zhí)行和完成項(xiàng)目工作的多種方法。在這個(gè)過(guò)程中可應(yīng)用很多通用的管理方法，例如“頭腦風(fēng)暴法”和“橫向思維法”。
專(zhuān)家判斷法。每個(gè)應(yīng)用領(lǐng)域都有一些專(zhuān)家，其經(jīng)驗(yàn)可用于定義詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)。他們的判斷和專(zhuān)長(zhǎng)可運(yùn)用于任何技術(shù)細(xì)節(jié)。
一般，當(dāng)完成項(xiàng)目范圍定義后，下一步將根據(jù)項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)等，制作工作分解結(jié)構(gòu)WBS。